BAN PT Standar 6 TA 2017

Revisi Terakhir: 11 Juli 2019

Sumber Borang (diunduh pada tanggal 27 Agustus 2018 pukul 11:00 WIB):

  1. http://lamptkes.org/akreditasi/instrumen
  2. https://www.banpt.or.id/download_instrumen

1. Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh perguruan tinggi/program studi untuk kegiatan pembelajaran (hardware, software, e-learning (distance learning), e-library (akses on-line ke perpustakaan), dll)

Hardware/Software di kelas

Untuk mendukung pembelajaran di kelas, Universitas telah menyediakan komputer, jaringan kabel, jaringan wifi, microphone/speaker dan proyektor LCD. Software yang digunakan adalah software yang berlisensi, baik open source/freeware maupun proprietary, baik dibeli terpisah (untuk proprietary) maupun yang bundling dengan hardware.

Universitas menyediakan server dan jaringan yang kuat dengan memaksimalkan kapasitas perangkat untuk mendukung akses online dalam setiap kegiatan. Sebagian besar server tersebut menggunakan perangkat lunak berlisensi Linux yang memiliki tingkat keamanan relatif lebih baik dibandingkan server yang menggunakan server berlisensi Windows. Selain itu, teknologi keamanan pertukaran data juga sudah diterapkan untuk semua platform menggunakan SSL. Sehingga, sivitas akademika mudah, lancar dan aman dalam menggunakan layanan online Universitas, di mana-pun, kapan-pun. (daftar perangkat: https://pdsi.unisayogya.ac.id/perangkat-keras-dan-perangkat-lunak/)

Elearning

Alamat: http://elearning.unisayogya.ac.id/

Elearning adalah sebuah sistem pembelajaran dan evaluasi pembelajaran berbasis elektronik, dalam hal ini berbasis web dan internet. Elearning dimanfaatkan untuk mendukung dan mempermudah proses pembelajaran, bukan untuk menggantikan keseluruhan proses pembelajaran. Melalui elearning ini, mahasiswa dapat mengunduh materi, mengerjakan kuis/tugas, berdiskusi melalui dan mengerjakan evaluasi pembelajaran atau ujian berbasis komputer (computer based test / CBT) seperti UTS dan UAS. Tidak semua matakuliah menggunakan CBT untuk evaluasi pembelajaran, tergantung dari pilihan program studi masing-masing. Selain itu, CBT digunakan untuk latihan CBT uji kompetensi. Sehingga mahasiswa terlatih mandiri dan mahir dalam penggunaan Teknologi Informasi khususnya di dalam pembelajaran berbasis mahasiswa, sebagai bekal untuk mengerjakan ujian berbasis CBT dengan tenang dan nilai tambah di dalam bekerja. (info lengkap: https://pdsi.unisayogya.ac.id/e-learning/)

Ruang CBT Universitas sudah memenuhi standar untuk menjadi ruang ujian UKOMNAS CBT, baik dalam segi perangkat lunak maupun perangkat keras, dan beberapa kali sudah digunakan untuk tryout atau ujian UKOMNAS. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/category/cbt/)

Beberapa program studi dan unit membutuhkan jaringan internet khusus untuk melakukan Vmeet (virtual meet)/tele conference/live streaming, antara lain Program Pasca Sarjana dan Biro Urusan Internasional. Oleh karena itu, Universitas telah membuat jalur khusus yang terpisah dari jalur internet mulai tahun 2017. Belakangan, jalur tersebut digunakan untuk acara-acara lain yang membutuhkan kestabilan koneksi, misalnya untuk UKOMNAS CBT Online, Workshop berbasis Komputer dan lain-lain. Sehingga proses dapat berjalan dengan lancar, ibaratnya menggunakan jalur busway. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/category/vmeet/)

E-library

Alamat: http://digilib.unisayogya.ac.id/

Perpustakaan digital (digital library/digilib) adalah organisasi yang menyediakan sumber daya, termasuk staf khusus, memilih, mengatur, menawarkan akses intelektual, menginterpretasikan, mendistribusikan, melestarikan integritas dan menjamin koleksi sepanjang masa atas koleksi karya-karya digital sehingga dapat terbaca dan secara ekonomis tersedia untuk digunakan dalam suatu komunitas atau kumpulan masyarakat. Konsep perpustakaan digital memiliki beberapa makna tergantung masing-masing individu memandang dari sudut pandang yang mana dan dalam berbagai konteks. Konsep tersebut mungkin juga merujuk pada organisasi yang mendasari koleksi, atau bahkan lebih khusus untuk sistem yang berbasiskan komputer di mana koleksi berada. Karena itu ada dua pandangan dua konsep perpustakaan digital yaitu perpustakaan digital sebagai lembaga dan sebagai koleksi. Digilib berawal dari inisiasi membuat katalog yang bisa diakses secara online atau biasa disebut dengan OPAC (Online Public Access Catalog). OPAC merupakan kependekan dari Online Public Access Catalog. OPAC juga biasa disebut oleh beberapa perpustakaan sebagai katalog online, katalog akses online, katalog akses daring perpustakaan, atau katalog akses umum talian. Menurut Corbin (1985,255) mengatakan online public catalog merupakan katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat secara online kepada pengguna. OPAC adaah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum dan dapat dipakai pengguna untuk menelusuri data katalog (untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam. Jadi secara umum, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusuri koleksi suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya.

Eprints digunakan untuk penyimpanan naskah, dokumen karya ilmiah, skripsi, penelitian, tesis, gambar, video, audio, dan sebagainya, yang dibuat oleh segenap sivitas akademika Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta agar dapat digunakan bersama bagi seluruh pengguna yang berkepentingan atau peduli dengan peningkatan pendidikan. E-library dapat diakses dari mana saja selama terkoneksi dengan jaringan internet. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/digital-library/)

Alamat: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-pencarianpustaka

SIMPTT Pencarian Pustaka adalah SIMPTT yang digunakan mencari koleksi pustaka yang ada di perpustakaan. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/simptt-pencarian-pustaka/)

E-Journal

E-Journal adalah publikasi ilmiah dalam format elektronik dan mempunyai ISSN (International Standard Serial Number). E-Journal mempunyai format PDF, HTML dan terkadang DOC. E-Journal digunakan sebagai media penyampaian informasi dan komunikasi atau jurnal secara online. E-Journal menyediakan seperangkat alat yang dapat memperkaya nilai suatu jurnal konvensional (terbitan dan kajian secara mendalam) sehingga dapat menjawab tantangan globalisasi. E-Journal tidak berarti menggantikan model jurnal konvensional, tetapi memperkuat jurnal tersebut melalui pengelolaan penulis, karya tulis dan tanggapan atas karya tersebut, bahkan sampai pada tingkat mendiskusikan secara tak terbatas. Jurnal-jurnal yang masih konvensional atau berbentuk buku dirubah ke bentuk digital (konversi ke digital) kemudian diunggah ke dalam sebuah server yang digunakan untuk menyimpan file-file digital tersebut. E-Journal dapat diakses dari mana saja selama terkoneksi dengan jaringan internet. Untuk konten dari e-Journal sendiri dapat dilihat langsung oleh pengguna internet secara umum (non user OJS System) dan pengguna OJS yang terdaftar di dalam sistem. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/e-journal/).

E-Journal yang dimiliki UNISA adalah JKK (https://ejournal.unisayogya.ac.id/ejournal/index.php/jkk), JHeS (https://ejournal.unisayogya.ac.id/ejournal/index.php/JHeS), JUARA (https://ejournal.unisayogya.ac.id/ejournal/index.php/JUARA), dan IJHST (https://ejournal.unisayogya.ac.id/ejournal/index.php/ijhst).

Sebagian atau seluruh jurnal tersebut telah terindeks pada Google Scholar, Sinta, DOAJ, IPI, Crossref, Dimensions dan Portal Garuda.

2. Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk kegiatan administrasi (akademik, keuangan, kemahasiswaan, dan personil) serta aksesibilitasnya.

Proses Pembelajaran (Akademik)

Dalam melakukan administrasi Akademik di Universitas, dibuatlah Sistem Informasi: SIMPTT Akademik (alamat: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-akademik/), SIMPTT Laboratorium (info: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-laboratorium/) dan Presensi kehadiran mahasiswa. SIMPTT Akademik adalah SIMPTT yang digunakan untuk mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan proses akademik yang ditempuh atau dilakukan oleh mahasiswa dan dosen, antara lain proses KRS, proses penjadwalan, proses perkuliahan, proses penilaian dan proses kelulusan. SIMPTT Laboratorium adalah SIMPTT yang digunakan untuk mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan proses akademik di laboratorium yang ditempuh atau dilakukan oleh mahasiswa dan dosen, antara lain proses pembagian kelompok, proses penjadwalan dan proses perkuliahan. Untuk mendapatkan tujuan adanya peningkatan kualitas, kecepatan dan efisiensi; serta menurunkan biaya presensi, maka dibuatlah metode untuk melakukan presensi. Pertama, presensi dilakukan secara manual, dirasakan sangat tidak efektif dan efisien. Membutuhkan banyak waktu dan tenaga (ambil presensi, mengembalikan presensi, input presensi) serta biaya (cetak, rekrut SDM). Belum resiko presensi terbawa dosen/mahasiswa, resiko presensi hilang, dan sebagainya. Meskipun demikian, metode ini tidak dapat ditinggalkan karena terkadang ada error pada sistem, listrik mati, mahasiswa tidak punya/membawa smartphone, dan masalah lain. Kemudian, terfikir untuk melakukan presensi menggunakan barcode. Mulailah dibuatkan kartu mahasiswa dengan barcode, meniru perpustakaan. Sistem presensi juga dibangun. Pernah diuji-coba pada 1 matakuliah (D4 Kebidanan, dr Syafiq) ketika masih di kampus 1. Namun, tidak pernah dilaksanakan karena dirasa menyita waktu untuk presensi (5-10 menit). Meskipun demikian, metode presensi ini masih dapat digunakan. Kemudian, pada saat mahasiswa S2 Ilmu Kebidanan melakukan International Practice Project ke bagian Akademik, Akademik meminta tolong untuk dibuatkan ide/gagasan presensi elektronik. Mahasiswa menyanggupi dan mendapatkan artikel mengenai presensi menggunakan QR Code di Universitas Malaysia. Dosen cukup menunjukkan QR Code pada Slide, kemudian mahasiswa tinggal presensi dengan cara ‘memotret’ QR Code yang tampil tersebut secara serentak, sehingga presensi dapat dilakukan dengan waktu yang relatif singkat.

Bagian Penjadwalan memasukkan jadwal perkuliahan melalui simptt-akademik atau simptt-laboratorium. Dosen dapat masuk ke dalam sistem-presensikuliah dengan NIP/NIDN dan password yang dimiliki (sama dengan password untuk masuk simptt-sdm). Dosen hanya dapat masuk ke dalam matakuliah yang sudah dimasukkan jadwalnya oleh Bagian Penjadwalan. Mahasiswa melakukan presensi dengan alternatif sebagai berikut: (1) presensi menggunakan smartphone dan QR Code; (2) jika tidak bisa, presensi menggunakan kartu mahasiswa dan barcode-scanner, (3) jika tidak bisa, ketik nim pada kotak yang disediakan.

Jika Dosen atau sebagian/seluruh mahasiswa tidak bisa melakukan presensi, maka presensi menggunakan metode manual yang nantinya akan diinput oleh Bagian Penjadwalan. Sehingga presensi dapat dilakukan dengan mencampurkan semua metode, misalnya di dalam kelas ada 40 mahasiswa, bisa jadi 20 orang presensi dengan QR Code, 5 orang dengan barcode, 8 orang dengan ketik nim dan 7 orang manual.

Jadwal penggunaan ruangan dapat dilihat di SIMPTT Jadwal (alamat: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-jadwal). SIMPTT Jadwal adalah SIMPTT yang digunakan untuk melihat jadwal dan status penggunaan ruangan perkuliahan, baik untuk perkuliahan maupun non perkuliahan. Pada halaman utama, pengguna dapat melihat jadwal yang sudah/akan berlangsung pada hari itu seperti di bandara, tampilan akan berubah sendiri setiap beberapa detik sekali. Perkuliahan/kegiatan yang sudah teralisasi diberi tanda [v], yang dilakukan jadwal ulang tetapi belum ditentukan waktunya diberi tanda [?] dan yang batal diberi tanda [x]. Perkuliahan Elearning juga terlihat.

Sebagai tindak lanjut dari Workshop Sistem Pembelajaran Daring (https://pdsi.unisayogya.ac.id/unisa-yogyakarta-gelar-workshop-sistem-pembelajaran-daring/), maka disusunlah peraturan tentang Pembelajaran Daring di Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta dan dilaksanakan mulai Tahun Akademik 2018/2019 Gasal. Kehadiran Dosen dan Mahasiswa dilakukan secara otomatis oleh sistem, sesuai dengan pemetaan perkuliahan daring dengan SIMPTT-Akademik.

info:
SIMPTT Akademik – https://pdsi.unisayogya.ac.id/simptt-akademik/
SIMPTT Laboratorium – https://pdsi.unisayogya.ac.id/simptt-laboratorium/
Presensi kehadiran mahasiswa – https://pdsi.unisayogya.ac.id/unisa_swamahasiswa/
SIMPTT Jadwal – https://pdsi.unisayogya.ac.id/simptt-jadwal/
Pemetaan Pembelajaran Daring ke SIMPTT Akademik – https://pdsi.unisayogya.ac.id/pemetaan-course-di-elearning-dengan-perkuliahan-di-simptt-akademik/

Keuangan

Dalam melakukan administrasi Kemahasiswaan dan Alumni di Universitas, dibuatlah Sistem Informasi:  SIMPTT SPC (alamat: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-spc/) dan SIMAKU (https://simaku.unisayogya.ac.id). SIMPTT SPC adalah SIMPTT yang digunakan untuk mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan proses pembayaran keuangan mahasiswa (student payment center), antara lain pembuatan tagihan, dispensasi dan pengembalian. Basis data pembayaran terhubung ke rekanan bank secara host to host, yaitu terhubung langsung secara real time online. SIMAKU adalah Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi, sebuah sistem yang digunakan untuk merancang Visi Universitas/Unit, Misi Universitas/Unit, Tujuan Universitas/Unit, Sasaran Strategi Universitas, Indikator Utama/Sasaran Mutu Universitas/Unit, Rencana Program, Anggaran dan Belanja; serta melakukan proses pencairan dan pelaporan keuangan.

info:
SIMPTT SPC https://pdsi.unisayogya.ac.id/simptt-spc/
SIMAKU https://pdsi.unisayogya.ac.id/simptt-keuangan-simaku

Kemahasiswaan/Alumni

Dalam melakukan administrasi Kemahasiswaan dan Alumni di Universitas, dibuatlah Sistem Informasi:  SIMPTT Kemahasiswaan (alamat: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-kemahasiswaan), SIMPTT Alumni (alamat: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-alumni) dan Tracer Study (alamat: https://tracerstudy.unisayogya.ac.id/). SIMPTT Kemahasiswaan adalah SIMPTT yang digunakan untuk mengolah data dan informasi yang berhubungan mahasiswa, antara lain data induk, keaktifan, surat menyurat, data pendukung, data perkaderan dan data lulusan. SIMPTT Alumni adalah SIMPTT yang digunakan untuk mengolah data dan informasi yang berhubungan alumni, antara lain data alumni, tautan ke web lain dan lowongan pekerjaan. Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta (UNISA Yogyakarta) merupakan perguruan tinggi yang menghasilkan banyak lulusan yang profesional dan memiliki skills tinggi. Lulusan UNISA Yogyakarta tersebar di seluruh penjuru Nusantara (Indonesia), bahkan dunia. Oleh karena itu, kebutuhan untuk melacak keberadaan alumni sangat penting untuk pengembangan Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta pada khususnya dengan sebuah alat berbasis web.

Personil

Alamat: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-sdm

SIMPTT SDM adalah SIMPTT yang digunakan untuk mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan Sumber Daya Manusia maupun personil pegawai/dosen, antara lain penggajian, data kepegawaian, presensi kehadiran, penilaian personal, data mutu, data dosen dan DSS. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/simptt-sdm/)

3. Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh institusi perguruan tinggi untuk pengelolaan prasarana dan sarana (hardware, software).

Alamat: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-inventaris

SIMPTT Inventaris adalah SIMPTT yang digunakan untuk mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan proses inventaris alat dan bahan UPT Laboratorium dan Biro Aset & Umum termasuk proses peminjaman, pengembalian dan penggunaan alat dan bahan. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/simptt-inventaris/)

4. Jelaskan sistem pendukung pengambilan keputusan.

Decision Support Systems atau DSS adalah suatu bentuk dari sistem informasi manajemen yang secara khusus dibuat untuk mendukung perencana dan stakeholders dalam pengambilan keputusan. DSS dapat mencerminkan berbagai konsep dari pengambilan keputusan dan kondisi yang berbeda-beda dimana proses pengambilan keputusan ditingkatkan dengan dialog interaktif antara DSS dengan pengguna.
Kelebihan utama dari DSS adalah kemampuannya untuk memanfaatkan sistem komputer untuk membantu pengambil keputusan dalam mempelajari masalah dan mengambil kebijakan, dan meningkatkan pemahaman mengenai kondisi lingkungan dimana kebijakan tersebut akan diterapkan dengan mengakses data dan model yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan tersebut.
Sistem Pendukung Keputusan terintegrasi ke dalam SIMPTT SDM.

Sebagai salah satu implementasi telah dilaksanakannya Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dilingkungan UNISA, maka BPM melaksanakan berbagai jenis evaluasi per semester yang bersifat rutin, yakni Evaluasi Dosen Oleh Mahasiswa (EDOM) dan Evaluasi Unit Oleh Mahasiswa (EUOM). Survei kepuasan adalah pengukuran kepuasan mahasiswa terhadap layanan unit kerja non Prodi di Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta (UNISA) dan evaluasi dosen mengajar dengan respondennya adalah mahasiswa aktif dalam mata kuliah tertentu di semester tertentu. Sistem survey kepuasan ini dilaksanakan secara online yang terintegrasi di dalam SIMPTT Mahasiswa (http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-mahasiswa). Selain itu, data ini juga dapat digunakan untuk pendukung keputusan terhadap hal-hal yang perlu ditingkatkan. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/evaluasi-dosen-dan-unit-oleh-mahasiswa-edom/)

Selain EDOM dan EUOM, Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta mengembangkan Survey Elektronik yang dapat digunakan untuk mendapatkan penilaian kepuasan terhadap pelayanan yang diberikan oleh Personal Dosen/Tendik, Unit, Program Studi, Fakultas, Universitas dan layanan lainnya yang diselenggarakan di lingkup Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/survey-elektronik/)

ODK Aggregate adalah sebuah server yang dibuat untuk menampung/menyimpan dan mengolah data penelitian/survey yang didapat dari mobile tools ODK, seperti ODK Collect, ODK Survey, dan sebagainya. Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta (UNISA) membangun server ODK Aggregate untuk membangun sebuah Pusat Data Penelitian. Diharapkan semua mahasiswa dan dosen di semua Fakultas menggunakan tools ini untuk melakukan survey atau mengambil data penelitian. Selain itu, ODK Aggregate juga dapat dimanfaatkan oleh Organisasi induk dari UNISA, yaitu ‘Aisyiyah/Muhammadiyah, untuk kepentingan data Nasional. Data penelitian/survey ini dapat digunakan sebagai data dasar pembuatan Policy Brief/Policy Paper/Pendukung Keputusan. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/odk-aggregate-pusat-data-penelitian/)

5. Jelaskan sistem informasi (misalnya website institusi, fasilitas internet, jaringan lokal, jaringan nirkabel) yang dimanfaatkan untuk komunikasi internal dan eksternal kampus. Jelaskan juga akses mahasiswa dan dosen terhadap sumber informasi.

Web dimanfaatkan untuk memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh sivitas akademika dan stake holder. Web dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen dengan mudah dari mana saja, kapan saja dan melalui perangkat apa saja. Selain itu, web dapat diakses tanpa membuka web, tetapi pembaharuan informasi dikirim ke smart phone melalui RSS. Selain web utama yang diawali dengan www, tersedia juga web subdomain, yaitu pembagian web ke dalam beberapa web. Biasanya digunakan untuk unit atau pengguna yang berbeda, misalnya pdsi.unisayogya.ac.id, akademik.unisayogya.ac.id dan sebagainya. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/web/)

Untuk terkoneksi ke internet/jaringan melalui jaringan Wifi, setelah ke-dua alat tersambung/terkoneksi maka klien harus memasukkan username (NIP, NIM, user terdaftar) dan password (sama dengan password sistem informasi SIMPTT-SDM/SIMPTT-Mahasiswa/sesuai yang terdaftar) (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/wordpress_bpti/wp-content/uploads/2018/07/login-wifi.pdf / https://pdsi.unisayogya.ac.id/wordpress_bpti/wp-content/uploads/2018/07/login-kabel.pdf)
Topologi Jaringan Internet
Sambungan Internet
Sambungan Internet

6. Jelaskan kapasitas internet yang tersedia dan bandwidth per mahasiswa.

Fasilitas internet yang disediakan oleh pihak Universitas dapat digunakan secara maksimal oleh segenap civitas academica untuk mempelajari ilmu-ilmu yang ada di dunia, baik dalam bentuk buku/e-book, jurnal/e-journal, video/multimedia dan sebagainya, sebagai konsekuensi/implementasi dari revolusi industri V4.0. Universitas memberikan kemudahan atau kesempatan setiap civitas untuk belajar dengan menggunakan fasilitas internet tanpa batas, baik dari segi akses maupun bandwidth, kecuali batasan dari pemerintah, seperti program Internet Positif dari Kementrian Komunikasi dan Informasi.

Kapasitas internet yang tersedia adalah 420Mbps = 430.080‬Kbps menggunakan Fiber Optic. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/koneksi-internet-universitas-aisyiyah-yogyakarta/)

Kapasitas bandwidth per mahasiswa kurang lebih 65,16Kbps (430.080/6.600).

7. Aksesibiltas Data

Beri tanda √ pada kolom yang sesuai (hanya satu kolom) dengan aksesibilitas tiap jenis data pada tabel berikut.

No. Jenis Data Sistem Pengelolaan Data
Secara Manual Dengan Komputer Tanpa Jaringan Dengan Komputer Jaringan Lokal (Intranet) Dengan Komputer Jaringan Luas (Internet)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Mahasiswa
2 Pembayaran SPP
3 Kartu Rencana Studi (KRS)
4 Jadwal mata kuliah
5 Nilai mata kuliah
6 Transkrip akademik
7 Lulusan
8 Tenaga pendidik (dosen)
9 Tenaga kependidikan (pegawai)
10 Tenaga pendukung lainnya
11 Keuangan
12 Inventaris
13 Perpustakaan
14 Penelitian
15 Pengabdian kepada Masyarakat

7. Blue print sistem informasi.

Perubahan bentuk dari Stikes menjadi Universitas pada awal tahun 2016 tentunya memberikan dampak yang signifikan terhadap perubahan sistem informasi yang berjalan. Oleh karena itu, blueprint yang ada pada waktu Stikes berlangsung akan di lakukan perubahan secara bertahap. Dampak pertama adalah perubahan struktur organisasi di Univeristas ‘Aisyiyah Yogyakarta. Hal ini merupakan salah satu faktor penting terjadinya perubahan sistem yang akan berlaku di universitas. Dampak Kedua adalah perubahan proses bisnis yang berjalan di Univeristas Aisyiyah Yogyakarta. Tentunya perubahan proses bisnis akan mempengaruhi sistem yang akan berjalan. Selain itu, pengembangan sistem informasi akan mengikuti proses bisnis dan kebutuhan unit-unit kerja dalam Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta kedepan. Sehingga dibutuhkan keselarasan antara Kebijakan universitas dan kebijakan Teknologi informasi diharapkan memberikan layanan yang prima terhadap keberlangsungan Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta.

Pusat data dan Sistem Informasi (PDSI) yang berubah nama dari Badan Pengembangan Teknologi Informasi (BPTI), saat ini merupakan unit kerja di Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta yang bertanggung jawab dalam pengembangan, pengelolaan dan pemanfaat sistem infromasi.
Salah satu tujuan dari unit ini adalah mengembangkan Enterprise Architecture dalam organisasi. Enterprise Architecture (EA) merupakan sebuah solusi bagi Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta kedepan dalam pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi. Karena EA merupakan Cetak biru organisasi yang berisi proses bisnis, data, aplikasi dan infrastruktur IT, yang dirancang dan diterapkan secara terpadu untuk membantu berjalannya kegiatan organisasi dengan lebih efektif dan efisien. Sehingga perancangan EA akan membuat lingkungan terintegrasi yang responsif terhadap perubahan dan proses bisnis di organisasi bisa berjalan dengan efektif dan efisien untuk membenahi segala permasalahan yang di hadapi di Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta.

Dalam mengembangkan Teknologi Informasi/Sistem Informasi harus memenuhi prinsip-prinsip di dalam Enterprise Architecture seperti pada gambar di bawah ini:

Nilai Prinsip - PDSI
Nilai Prinsip – PDSI

Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta (UNISA Yogyakarta) merupakan perguruan tinggi yang menerapkan sistem informasi untuk keperluan administrasi di dalam sebuah Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi Terpadu (SIMPTT). SIMPTT dibangun oleh tim yang ada di dalam Pusat Data dan Sistem Informasi (PDSI) UNISA Yogyakarta. Untuk mengatur kerja di dalam tim, diperlukan suatu perangkat lunak agar kerja dapat menjadi efektif, efisien dan termonitor/tercatat. Pekerjaan tersebut antara lain penambahan fitur Sistem Informasi, pembuatan dokumentasi Sistem Informasi, perubahan fitur Sistem Informasi , penanganan error/kesalahan Sistem Informasi yang sudah digunakan oleh klien dan sebagainya. Perangkat lunak yang digunakan adalah bugs report/bugs tracker, karena di dalamnya ada administrasi proyek, administrasi user, penempatan user pada proyek, pelaporan, jenis laporan, tingkat laporan, penugasan, perkembangan pekerjaan, umpan balik, statistik dan sebagainya. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/manajemen-proyek/, alamat: https://bugsreport.unisayogya.ac.id/)

https://pdsi.unisayogya.ac.id/wordpress_bpti/wp-content/uploads/2018/07/Roadmap-1024x540.png
Manajemen Proyek – Roadmap

Manajemen Risiko Teknologi Informasi merupakan pengelolaan risiko yakni rencana dan rangkaian aktifitas yang bertujuan untuk meminimalisir dampak negatif atau risiko sehingga memberikan keamanan dan ketersediaan layanan yang tetap handal dalam Teknologi Informasi. Manajemen risiko yang baik harus terencana, sistematis, mudah diterapkan dan selalu dievaluasi sehingga mewujudkan respon yang semakin baik dalam mengantisipasi kemunculan resiko yang akan datang. Universitas ‘Aisyiyah menerapkan manajemen resiko pada Teknologi informasi melalui rangkaian khusus yang dikenal dengan istilah disaster recovery system.

Sistem disaster recovery dilakukan dengan melakukan kegiatan:

  1. Backup data, yang dilakukan dengan cara:
    • Membuat backup data ke dalam 3 lapisan, yaitu backup pada harddisk eksternal, backup
      pada komputer backup yang idealnya berada pada tempat yang berbeda dengan server
      utama dan backup di internet, seperti dropbox, ubuntuone dan sejenisnya.
    • Membuat skenario cadangan pasokan listrik melalui UPS atau baterai dan Genset sesuai
      dengan Cetak Biru Instalasi dan Keamanan Pasokan Listrik.
  2. Pengamanan ruang server dan fasilitas TI meliputi
    • Keamanan Gedung
    • Penanganan Bencana.
  3. Keamanan Logik
    Keamanan logik adalah perlindungan terhadap data atau perangkat lunak dan jalur untuk mencapainya. Keamanan logik menjamin tetap tersedianya data, layanan dan jalur untuk mencapainya.

Backup adalah kegiatan untuk menyimpan sebagian atau seluruh informasi atau data ke dalam media simpan yang dapat dikembalikan ke sumber asal. Makna lain dari backup adalah menyediakan sumber daya/sarana lebih dari satu sehingga ketika sumber daya/sarana utama rusak dapat digantikan dengan yang lainnya. Backup ini penting dilakukan karena backup dapat digunakan ketika data atau sistem mengalami kerusakan sehingga tidak perlu untuk membangun data dari awal lagi. Selain itu, backup juga digunakan untuk menjamin ketersediaan tinggi untuk jaringan dan kelistrikan.

8. Jelaskan upaya penyebaran informasi/kebijakan untuk sivitas akademika dan tenaga kependidikan (misalnya melalui rapat/pertemuan, surat, faksimili/telepon/SMS, e-mail, mailing list, bulletin, dll.).

Email jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia adalah surat elektronik. Surat elektronik (akronim: ratel, ratron, surel, atau surat-e) atau pos elektronik (akronim: pos-el.) atau imel (bahasa Inggris: email) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet). Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Sebagai email korporate yang resmi digunakan oleh seluruh dosen, pegawai dan unit-unit yang ada di Universitas Aisyiyah Yogyakarta (UNISA). Format email UNISA adalah [nama_pengguna]@unisayogya.ac.id, misal: pdsi@unisayogya.ac.id, basit@unisayogya.ac.id, hawariyanta.ikhwan@unisayogya.ac.id, s2kebidanan@unisayogya.ac.id, s1ilmukeperawatan@unisayogya.ac.id, s1fisioterapi@unisayogya.ac.id, d4bidanpendidik@unisayogya.ac.id, d3kebidanan@unisayogya.ac.id dan lain-lain. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/email/)

Web adalah suatu tampilan yang menampilkan informasi-informasi yang disediakan oleh server melalui protokol HTTP atau HTTPS. Web dapat berupa statis, dinamis maupun dinamis dengan cache yang bersifat statis. Isi dari web tersebut terhubung antara satu halaman dengan halaman yang lain di dalam web itu sendiri maupun terhubung ke halaman yang ada di dalam web lain. Web dapat berisikan teks dan multimedia seperti video, animasi, gambar, suara dan sebagainya. Web dimanfaatkan untuk memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh sivitas akademika dan stake holder. Web dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen dengan mudah dari mana saja, kapan saja dan melalui perangkat apa saja. Selain itu, web dapat diakses tanpa membuka web, tetapi pembaharuan informasi dikirim ke smart phone melalui RSS. Selain web utama yang diawali dengan www, tersedia juga web subdomain, yaitu pembagian web ke dalam beberapa web. Biasanya digunakan untuk unit atau pengguna yang berbeda, misalnya pdsi.unisayogya.ac.id, akademik.unisayogya.ac.id dan sebagainya. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/web/)

Sekarang, hampir semua penduduk kalangan menengah ke atas memiliki telepon pintar (smart phone). Selain digunakan untuk berkirim pesan singkat (sms) dan melakukan panggilan telepon, telepon pintar sudah digunakan untuk melakukan koneksi ke internet untuk berbagai macam tujuan, antara lain merambah (browsing) informasi, chatting dan sebagainya. Namun, ada kelemahan mendasar dalam mencari informasi melalui perambahan (browsing), yaitu informasi hanya didapatkan ketika pengguna aktif mencari. RSS adalah singkatan dari Really Simple Syndication, yaitu sebuah standar dan format berbasis XML yang digunakan untuk mendistribusikan berita saat ini dan konten lainnya yang sering terupdate yang muncul pada sebuah web. Secara sederhana, RSS adalah ringkasan berita yang baru saja diupdate oleh web. Dengan memanfaatkan RSS ini, maka kita dapat mengetahui informasi terbaru dari suatu web tanpa harus membuka web tersebut terlebih dahulu. (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/tidak-ketinggalan-informasi-dengan-rss-reader/)

Pengaturan penggunaan Teknologi Informasi diatur di dalam Kebijakan TI Islami (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/kebijakan-ti-islami-terbit-2018/)

Untuk media sosial dikelola oleh Biro Humas dan Protokol, antara lain: instagram (universitas_aisyiyah), facebook (unisayogya) dan twitter (unisa_yogya). Selain itu, Biro Humas dan Protokol juga menerbitkan majalah Unisa News, sebuah in house magazine sebagai sarana sosialisasi kegiatan, prestasi, pengembangan unisa, dll, yang diterbitkan secara cuma-cuma.

Majalah Unisa News
Majalah Unisa News

Selain itu, Biro Humas dan Protokoler melakukan broadcast berita UNISA via email (info: https://pdsi.unisayogya.ac.id/broadcast-berita-unisa-via-email-gmail/).

Unisa News berbasis email
Unisa News berbasis email

Beberapa hal dilakukan secara laring/offline, seperti pada Masa Ta’aruf/Masa Orientasi, Pertemuan Wali, Silaturahmi dengan pegawai, rapat-rapat, baliho, stand banner, dan sebagainya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.