Alhamdulillahirobbil ‘alamin, UNISA Yogyakarta telah melaksanakan Wisuda Daring September 2020, Mataf Daring 2020 dan Wisuda Daring Desember 2020 di masa pandemi Covid-19 pada tahun 2020. Sukses acara tersebut tidak lepas dari tim teknis di belakang layar. Mungkin acara tidak berjalan sempurna seratus persen, tetapi segenap anggota tim sudah berjuang dengan kerjasama dan konsenstrasi maksimal. Oleh karena itu, pada tulisan kali ini akan dibeberkan beberapa hal, bukan sebagai pembenaran, tetapi sebagai panduan dan pembelajaran untuk mengadakan acara yang serupa. Di bawah ini adalah ringkasan perbedaan antara Wisuda Daring September 2020, Mataf Daring 2020 dan Wisuda Daring Desember 2020
| Parameter | Wisuda Sept 2020 | Mataf 2020 | Wisuda Des 2020 |
| Jumlah Zoom | 1 | 2 | 2 |
| Spotlight | Ya | Tidak | Ya |
| Komunikasi | Acara dan Peserta bisa saling berkomunikasi | Acara, Peserta 1 dan Peserta 2 bisa saling berkomunikasi | Acara, Peserta 1 dan Peserta 2 bisa saling berkomunikasi |
Wisuda September 2020: Wisuda Sehat Dari Rumah
Universitas ‘Aisyiyah (UNISA) Yogyakarta, Sabtu (26/9), melaksanakan wisuda secara daring dengan tema “Wisuda Sehat dari Rumah”, melalui aplikasi telecoference Zoom dan siaran langsung via kanal digital Youtube Unisa Yogya. Wisuda periode September 2020 kali ini, UNISA Yogya meluluskan total 480 mahasiswa dari Prodi Fakultas Ilmu Kesehatan dan Fakultas Ekonomi, Ilmu Sosial, dan Humaniora. Diantaranya terdapat 10 mahasiswa berprestasi akademik serta 6 mahasiswa berprestasi non-akademik.
https://www.unisayogya.ac.id/wisuda-sehat-dari-rumah-universitas-aisyiyah-yogyakarta/
Terjadi diskusi hangat di dalam persiapan “Wisuda Sehat dari Rumah” September 2020, yaitu bagaimana menyelenggarakan wisuda daring untuk pertama kalinya. Salah satu topik diskusi yang menarik adalah bagaimana agar wisudawan/ti merasakan feel wisuda, sebagaimana jika wisuda dilakukan di UNISA Yogyakarta secara luring. Tentu saja bukan hal mudah memutuskan hal tersebut. Ada beberapa opsi yang dimunculkan pada diskusi, tentu saja dengan melihat wisuda daring yang sudah dilakukan oleh Perguruan Tinggi lain, antara lain:
- Dimunculkan slide presentasi peserta ketika pemanggilan dan video peserta dimunculkan live dalam mode galeri
Tentu saja ini adalah wisuda yang mudah, tetapi dinilai tidak memunculkan feel wisudawan/ti - Dimunculkan slide presentasi peserta ketika pemanggilan dan video peserta dimunculkan live sesuai namanya menggunakan spotlight
Metode ini dinilai memunculkan feel wisudawan/ti, tetapi menurut laporan salah satu panitia bahwa metode ini baru saja dilakukan di Perguruan Tinggi lain dan berjalan kacau - Dimunculkan slide presentasi peserta ketika pemanggilan dan video peserta dalam bentuk taping dimunculkan sesuai namanya
Metode ini dinilai paling rendah risikonya, tetapi akan merepotkan dalam penyiapannya karena akan banyak video yang akan diolah dan tidak memunculkan feel wisudawan/ti
Akhirnya dipilih metode memunculkan slide presentasi peserta ketika pemanggilan dan video peserta dimunculkan live sesuai dengan namanya menggunakan spotlight.
Bagaimana mengatasi/mengurangi masalah kekacauan penampilan video peserta?
- Dibuat aturan penamaan peserta sesuai dengan program studi atau kategori terbaik, misalnya program studi Keperawatan diawali dengan A, program studi Fisioterapi diawali dengan B, kategori terbaik Akademik diawali dengan T, kategori terbaik non-Akademik diawali dengan Z dan sebagainya
- Dibuat daftar peserta, kemudian dibuatkan slide presentasi sesuai dengan urutan pada daftar peserta tersebut. Jangan sampai ada perbedaan. Fungsi dari slide presentasi adalah menampilkan data peserta sekaligus backup jika peserta tidak dapat di-spotlight karena video tidak dapat tampil.
Apabila tidak ada slide presentasi, maka komputer spotlighter kameranya hidup (dapat menggunakan virtual camera) dan di-spotlight petugas lain jika peserta tidak dapat di-spotlight karena video tidak dapat tampil. - Semua wisudawan/ti dimatikan mikroponnya, menghidupkan videonya dan dilarang raise hand
Bagaimana realisasi jalannya pemanggilan wisuda?
Secara umum, pemanggilan wisuda dapat berjalan dengan lancar. Ada beberapa video yang tidak dapat ditampilkan atau salah ditampilkan karena:
- wisudawan/ti tidak hadir
- wisudawan/ti salah dalam menamai akunnya
- terlambatnya perpindahan video dari satu peserta ke peserta yang lain karena buruknya koneksi wisudawan/ti
- tim spotlight salah dalam memilih video karena kurang konsentrasi
- tim spotlight salah dalam memilih video karena daftar peserta bergeser akibat masuknya peserta atau keluarnya peserta
Susunan Teknis
Hasil
Mataf 2020: Terus Bergerak, Pantang Menyerah, Raih Prestasi Gemilang
Rektor Universitas ‘Aisyiyah (UNISA) Yogyakarta menyapa sebanyak 1535 mahasiswa baru dalam pembukaan Masa Ta’aruf (MATAF) 2020 UNISA Yogyakarta secara daring, Senin (28/9). Nampak para UNISA Muda dari seluruh penjuru Nusantara mengikuti dengan khidmat, bahkan pada tahun ajaran baru 2020/2021, ada satu mahasiswa berasal dari Uganda, Afrika.
https://www.unisayogya.ac.id/unisa-yogyakarta-resmi-membuka-mataf-2020/
Mataf daring ini pada awalnya dipandang tidak serumit wisuda karena tidak ada pemanggilan. Namun, ternyata rumit karena peserta yang hadir melebihi 1000 peserta, batas tertinggi peserta yang mungkin hadir di dalam pertemuan daring melalui zoom meeting, aplikasi pertemuan daring yang dilanggan oleh UNISA Yogyakarta. Kerumitan terletak pada bagaimana menggabungkan dua video dan dua suara dalam satu forum.
Bagaimana cara menggabung dua Zoom menjadi ke dalam satu forum?
- Siapkan dua akun zoom, video mixer dan audio mixer
- Luaran zoom pertama dan kedua sebagai salah satu masukan video mixer
- Luaran video mixer sebagai video (kamera) zoom pertama dan kedua
- Luaran suara dari zoom pertama dan kedua sebagai salah satu masukan audio mixer
- Luaran suara audio mixer sebagai mikropon zoom pertama dan kedua
Susunan Teknis
Hasil
Wisuda Desember 2020: Wisuda Sehat Dari Rumah
Universitas `Aisyiyah Yogyakarta melaksanakan Wisuda secara daring periode Desember 2020/2021 dengan tema Wisuda Sehat Dari Rumah, Selasa (1/12). Wisuda kali ini diikuti oleh 626 wisudawan dan wisudawati, yang terdiri dari fakultas ilmu kesehatan (FIKes), Fakultas Sains dan Teknologi (FST), dan Fakultas Ekonomi, Ilmu Sosial dan Humaniora (FEISHum) Unisa Yogya.
https://www.unisayogya.ac.id/unisa-laksanakan-wisuda-akhir-tahun-secara-daring/
Wisuda Desember 2020 ini merupakan kombinasi keruwetan Wisuda September 2020 dan Mataf 2020. Wisuda Desember 2020 ini menggabungkan konsep: metode memunculkan slide presentasi peserta ketika pemanggilan dan video peserta dimunculkan live sesuai dengan namanya menggunakan spotlight; serta menggabungkan dua buah zoom. Namun, dalam Wisuda Desember 2020 ini zoom digabungkan bukan karena kapasitasnya kurang, tetapi karena pemanggilan dilakukan seperti pemanggilan kiri-kanan pada Wisuda luring.
Terjadi diskusi hangat di dalam persiapan “Wisuda Sehat dari Rumah” Desember 2020, bukan masalah feel wisuda, tetapi bagaimana Wisuda akan dilangsungkan dengan jumlah peserta yang lebih banyak daripada Wisuda September 2020. Ada beberapa opsi yang dimunculkan pada diskusi, antara lain:
- 1 streaming, 2 frame
- Wisuda dilakukan dalam satu sesi panjang
- Wisuda dilakukan dalam dua sesi: sesi pagi dan siang
- Wisuda dilakukan dalam satu sesi tapi ada pemanggilan “kiri-kanan”, yang memunculkan opsi
- 2 streaming, masing-masing 2 frame: seluruh prosesi sama, pemanggilan “kiri-kanan”
- 1 streaming, 3 frame (1 frame untuk Dekan atau Wakil Rektor)
- 1 streaming, 4 frame (1 frame Dekan, 1 frame Wakil Rektor)
Akhirnya dipilih 1 streaming dengan 4 frame.
Bagaimana mengantipasi masalah dalam pembagian ruang dan pemanggilan peserta?
- Dibuat aturan penamaan peserta sesuai dengan program studi atau kategori terbaik, misalnya program studi Keperawatan diawali dengan A, program studi Fisioterapi diawali dengan B, kategori terbaik Akademik diawali dengan T, kategori terbaik non-Akademik diawali dengan Z dan sebagainya
- Dihitung jumlah peserta per kelompok/prodi, kemudian diotak-atik agar dapat selesai bersamaan.
- Buat daftar peserta, kemudian dibuatkan slide presentasi sesuai dengan urutan pada daftar peserta tersebut. Jangan sampai ada perbedaan
- Dibuatkan daftar hadir (misalnya Google Form), yang di dalamnya terdapat pilihan Program Studi/Kelompok/Kategori dan ada link ke daftar hadir ruang sebelahnya jika ternyata yang bersangkutan salah masuk ke daftar hadir. Berikan info link setelah peserta menyimpan daftar hadir. (https://akademik.unisayogya.ac.id/info-alur-pelaksanaan-gladi-bersih-wisuda-dan-daftar-peserta-wisuda-periode-1-desember-2020/)
- Semua wisudawan/ti dimatikan mikroponnya
Alternatif Penampilan Slide Presentasi dan Video Peserta
| Bergantian | Berbarengan | |
| Switch | Dipencet no 1 dan no 2 secara bergantian | Aktifkan mode galeri (P2P) |
| Switcher (operator switch) | Ya | Tidak |
| Dimensi Video Peserta | Tidak berbagi ruang dengan Slide | Berbagi ruang dengan Slide |
| Digunakan di Wisuda Desember 2020 |
Susunan Teknis
Hasil
Tips Suksesnya Acara
- Latihan minimal satu kali
- Listrik dan Jaringan Stabil
- Sie Acara merancang dan mengeksekusi acara dengan baik. Segala perubahan harus melalui sie Acara. Sie acara utama dibantu oleh sie acara spotlighter (mengawasi luaran akhir di streaming) dan sie acara mixer
- Terdapat sie tamu yang mengendalikan dan memeriksa nama peserta, bahkan mengganti nama peserta sesuai ketentuan apabila diperlukan
- Chemistry antara MC, Spotlighter, PPTer dan Switcher
- Istirahat dan nutrisi jangan dilupakan
Contoh Aliran Audio Video
